Uutinen

6 syytä tehdä mediatiedotteet itse

Ota yhteyttä
6 syytä tehdä mediatiedotteet itse Tiedät itse parhaiten, mitä yrityksessäsi ja toimialallasi tapahtuu ja tunnet kohdeyleisösi.

Mediatiedotteet ovat tärkeä väline yrityksen imagon ja brändin luomiseen ja ylläpitoon. Ennen kuin mediatiedote näkyy maailmalla, täytyy kuitenkin toimittajan tai bloggaajan tarttua juttuun. Median huomion saa parhaiten hyvin rakennetulla ja ajankohtaisella tiedotteella, jossa otsikko itsessään jo riittää herättämään lukijan mielenkiinnon. Kokonaisuudessaan erinomainen lehdistötiedote on rakenteeltaan sujuva, johdonmukainen ja mielenkiintoinen.

Mediatiedotteen rakentaminen voi olla haastavaa, mikäli organisaatiossa ei ole vahvaa viestinnän asiantuntemusta. Monille organisaatioille viestintätoimiston käyttäminen voikin tuntua ainoalta tavalta toteuttaa pitkäjänteistä ja laadukasta viestintää. Millaisissa tilanteissa ja miksi kannattaa kuitenkin harkita mediatiedotteiden tekemistä talon sisällä?

1. Tunnet yrityksesi

Tiedät itse parhaiten, mitä yrityksessäsi ja toimialallasi tapahtuu ja tunnet kohdeyleisösi. Ulkoisen viestintätoimiston voi olla hankala kirjoittaa esimerkiksi tietyn alan suuntauksista, henkilöstöstäsi tai palveluistasi asiantuntevasti. Etenkin uusien tuotelanseerausten, henkilöstömuutosten tai uusien toimipaikkojen osalta kannattaa olla vahvasti itse mukana tiedotteen tekemisessä, jotta vältytään asiavirheiltä. Näin tiedotteessa säilyy asiantunteva ja yhtenäinen ote.

2. Tiedät, mitä haluat

Organisaatiosi toimijana tiedät myös parhaiten yhteisen visionne: mihin suuntaan haluatte kehittää yritystänne ja miksi? Organisaation pitkän tähtäimen tavoite on tärkeä pitää mielessä tiedotteita rakennettaessa, jotta viestintätyö edistää yhteisiä päämääriä. Kun tiedote on organisaation sisällä kirjoitettu, tiedät varmasti, että tiedote edistää strategiaasi.

Vinkki: Yrityksen strategian luomisen yhteydessä kannattaa luoda myös viestintästrategia, joka linjaa, miten viestintä tukee yrityksen tavoitteita. Viestintästrategiaa voi hyödyntää myös tiedotteiden ulkoistamisen yhteydessä.

3. Voit reagoida nopeasti

Lähes jokainen organisaatio on joskus kokenut tai tulee tulevaisuudessa kokemaan kriisitilanteen. Etenkin sosiaalisen median aikakaudella pienetkin virheet tai väärät lausunnot voivat levitä kulovalkean tavoin, joten nopea reagointi näihin on ensisijaisen tärkeää. Tiedotteiden talon sisällä tekeminen on huomattavasti nopeampaa ja voi auttaa tukahduttamaan pienet tulipalot ennen kuin kriisistä ehtii syntyä suurempaa vahinkoa. Kriisiviestintää voi myöhemmin jatkaa myös viestintätoimiston kanssa, kunhan ensihädästä on selvitty.

Vinkki: Luo organisaatiollesi kattava kriisiviestintäsuunnitelma, jossa määrittelet mahdolliset kriisit ja miten niihin tulee reagoida. Seuraa toimialaasi ja erityisesti mainintoja organisaatiostasi mediaseurantapalvelun avulla, jotta voit reagoida heti, kun pienimmätkin kriisin merkit ilmaantuvat. 

4. Luot omat kontaktisi

Hyvin rakennettu kontaktiverkosto on pitkäjänteiselle PR-työlle elintärkeää. Toimittajat tarttuvat huomattavasti helpommin tiedotteisiin, mikäli sen takana on heille tuttu henkilö tai organisaatio. Toimittajasuhteita saa helposti rakennettua ja ylläpidettyä hoitamalla viestintätyön suurimmilta osin itse. Seuraa tiedotteidesi avauksia ja tarjoa lisäsisältöä niille toimittajille, jotka ovat kiinnostuneita jutuistasi. Jatka toimittajasuhteiden ylläpitoa tarjoamalla heille juuri heitä kiinnostavaa sisältöä ja kutsumalla heidät tapahtumiisi. Mikäli pääosin ulkoistat tiedotteesi, voivat kontaktit jäädä sinulle etäisiksi ja tuntemattomiksi.

5. Opit, mikä toimii

Mitä tahansa teetkin, kokeilemalla tiedät, mikä toimii ja mikä ei. Tekemällä ja lähettämällä tiedotteesi itse opit tuntemaan kohdeyleisösi ja sen, miten toimittajat vastaanottavat erilaiset tiedotteet. Näin syntynyt tietotaito jää organisaatiosi käyttöön, eikä ulkoiselle toimijalle.

Vinkki: Mikäli ulkoistat osan tiedotteista viestintätoimistolle, ole kuitenkin tiiviisti heidän kanssaan yhteistyössä ja pyydä kattavaa raporttia tiedotteesta, jotta voit analysoida PR-toimintasi. 

6. Säästät rahaa

Myönnetään tosiasiat: viestintätoimiston palkkaaminen on kalliimpaa, kuin tiedotteiden itse tekeminen. Viestintätoimistossa kuitenkin maksetaan vahvasta asiantuntijuudesta ja mahdollisesti vuosien kokemuksesta. Vaikka ulkoistamisen syynä on usein ajankäytön kohdistaminen yrityksen toiminnan tehostamiseen, voi hyötysuhte joskus olla itse tekemisen puolella. Pohdi tarkkaan, missä tilanteissa saat enemmän rahoillesi vastinetta ulkoistamalla tiedotteet verrattuna siihen, että panostat omia henkilöstöresurssejasi.

+ Lyhyesti

Ulkoista, kun:

  • Omat resurssisi eivät riitä laadukkaaseen ja osaavaan tiedottamiseen
  • Kaipaat ulkopuolista näkemystä tiedotteeseen
  • Tiedotat hyvin laajalle yleisölle ja tärkeästä aiheesta

Tee itse, kun:

  • Haluat, että tiedotteessa näkyy organisaatiosi henkilökohtainen ote
  • Haluat luoda toimittajasuhteita
  • Olette jo investoineet henkilöstön osalta viestinnän asiantuntijuuteen
  • Tiedote kaipaa tarkkaa tietoa yrityksestänne tai toimialastanne
  • Rahallinen investointi toimistoon ei ole kannattavaa tiedotteen laajuuden huomioon ottaen

Lisää vinkkejä tehokkaaseen tiedottamiseen:

Oliko artikkeli mielestäsi mielenkiintoinen?

Tilaa kuukausittainen uutiskirjeemme joka sisältää aina uusimmat mielenkiintoiset artikkelit.

Tilaa uutiskirje tästä

 

Artikkelin kommentointi

Lisää uutisia

Sisällöntuotanto haltuun: näin hyödynnät ja kierrätät olemassa olevaa sisältöä

Sisällöntuotanto ei ole pelkkää uusien sisältöjen luomista, vaan myös olemassa olevien sisältöjen monipuolista hyödyntämistä. Olemme koonneet sinulle kasan käytännön vinkkejä, joiden avulla voit ottaa vanhat hyvät sisällöt uudestaan hyötykäyttöön.

Lue lisää

Black Friday ja Cyber Monday -vinkit verkkokauppiaalle

Black Fridayta vietetään jälleen 24.11.2017. Sen lisäksi Suomeen on rantautumassa Cyber Monday, joka on Black Fridayn jälkeinen maanantai eli 27.11.2017. Verkkokauppiaalle pitkä kampanjaviikonloppu tarkoittaa joko erinomaista myyntiä tai mahdollisuuksia siihen.

Lue lisää

Markkinoinnin automaation top 5 haastetta – ja näin selätät ne

Markkinoinnin automaatiota tekevät yritykset mainitsevat haasteina tietämyksen ja osaamisen puutteen, laadukkaan sisällön tuottamisen, henkilöresurssit, strategian puutteen sekä käytettävyyden.

Lue lisää

Näin onnistut tiedottamisessa [Infograafi]

Selvittääksemme, mikä on hyvän tiedottamisen salaisuus, päätimme kysyä asiasta suoraan toimittajilta. Toteutimme yhdessä Mediaviikon kanssa toimittajakyselyn, joka suunnattiin Suomessa toimiville journalisteille ja bloggaajille.

Lue lisää

Tuplasti tehoja työskentelyyn – 10 vinkkiä markkinoijille ja viestijöille

Kuinka paljon sinä heität hukkaan työaikaa tavallisen työpäivän aikana? Vartin, puoli tuntia vai jopa tunteja? Jotta saisit työaikasi todelliseen hyötykäyttöön, olemme koonneet sinulle 10 vinkkiä, joiden avulla voit parantaa oman työskentelysi tehokkuutta ja luoda itsellesi uudenlaista työrutiinia.

Lue lisää