Kirjoitus

Kuinka rakentaa hyvä lehdistötiedote?

Ota yhteyttä 1
Kuinka rakentaa hyvä lehdistötiedote? Luvut toimivat tiedotteessa hyvänä tehokeinona ja niiden avulla on helppo vakuuttaa lukija esimerkiksi oman tuotteen tai toiminnan merkittävyydestä.
Katso kuva Kuinka rakentaa hyvä lehdistötiedote? Hyvän lehdistötiedotteen rakenne voidaan jakaa kolmeen osaan: 1. Kiinnostuksen herättäminen 2. Aiheeseen syventyminen 3. Viimeistely

Hyvän lehdistötiedotteen tunnistaa usein siitä, että se on lähes sellaisenaan julkaisuvalmis. Hyvä tiedote on kirjoitettu ytimekkäästi ja ymmärrettävästi, sen aihe on ajankohtainen ja kiinnostava ja sen ydinsanoma on tuotu selkeästi esille.

Onnistuneessa tiedotteessa on myös selkeä ja johdonmukainen rakenne, joka noudattaa tiettyä hyväksi havaittua kaavaa. Toisin sanoen hyvä tiedote koostuu useista eri osa-alueita, jotka yhdessä vaikuttavat siihen, herättääkö tiedote toimittajien huomion ja päätyykö se lopulta jossain muotoa julkaistavaksi.

Parhaiten hyvän lehdistötiedotteen rakennetta kuvaa kärjellään seisova pyramidi: Tärkeintä on saada ensin herätettyä lukijan mielenkiinto. Vasta tämän jälkeen siirrytään tiedotteen aiheen tarkempaan käsittelyyn. Lopuksi tiedote viimeistellään tiedotteen lähettäjän yhteystiedoilla, esittelyllä ja kuvilla.

Karkeasti ottaen lehdistötiedotteen rakenne voidaan siis jakaa kolmeen osaan:

1. Kiinnostuksen herättäminen

Otsikko

Usein jo pelkkä otsikko vaikuttaa siihen, päätyykö tiedote luettavaksi vai suoraan roskiin. Siksi siihen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.

Hyvä otsikko on lyhyt, napakka ja kertoo selkeästi mistä tiedotteessa on kyse. Liian mainosmaiset ylistyssanat kannattaa jättää kokonaan pois. Jo otsikossa on hyvä olla jokin koukku, joka herättää mielenkiinnon. Esimerkiksi näin:

”Valmennuskeskus ja Suomen Lukiolaisten Liitto laittavat jakoon 100 000 euron edestä stipendejä lukiolaisille”

”Postimuseo kisaa vuoden eurooppalaisen ja suomalaisen museon titteleistä”

Ingressi eli alkukappale

Ingressin tarkoituksena on tutustuttaa lukija aiheeseen. Hyvä ingressi kertoo suoraan, mistä tiedotteessa on kyse eli mikä on sen ydinsanoma. Tiedotteen tärkein asia esitetään siis jo muutamassa ensimmäisessä lauseessa. Jos tiedotteella ei ole heti alusta lähtien selkeää tarkoitusta tai teemaa, sitä tuskin luetaan loppuun saakka.

Ensimmäisen kappaleen luonnostelussa voi käyttää apuna esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: Kuka? Mitä? Missä? Milloin? Miksi? Kuinka? Tällöin ingressi voi olla esimerkiksi:

”Maalaustaiteen vuosittainen suurtapahtuma valloittaa jälleen Kaapelitehtaan Merikaapelihallin maaliskuussa. Myynnissä on yli 1500 taideteosta lähes 600 Taidemaalariliittoon kuuluvalta ammattitaiteilijalta.”

”Suomalaisen Työn Liitto kutsui ensimmäistä kertaa kummisuunnittelijan Design from Finland -merkille. Vuoden 2016 kummisuunnittelijan roolissa aloittaa suunnittelijapari Saana ja Olli. Kummisuunnittelijan valinnalla vahvistetaan ammattimaisen muotoiluosaamisen läsnäoloa kaikessa Design from Finland -merkin ympärillä tehtävässä yritysyhteistyössä.”

2. Aiheeseen syventyminen

Tiedotteen toisessa ja mahdollisesti myös kolmannessa ja neljännessä kappaleessa syvennytään ingressissä kerrottuihin faktoihin. Näissä kappaleissa tiedotteen aihetta kuvataan laajemmin ja yksityiskohtaisemmin esimerkiksi lukujen, tuote- ja tapahtumakuvauksien sekä sitaattien avulla.

Luvut toimivat tiedotteessa hyvänä tehokeinona ja niiden avulla on helppo vakuuttaa lukija esimerkiksi oman tuotteen tai toiminnan merkittävyydestä. Sitaatit vuorostaan lisäävät tiedotteen luotettavuutta ja kiinnostavuutta varsinkin, jos lausunnon antajana on alan asiantuntija tai organisaation yhteistyökumppani. Sitaattien tarkoituksena ei ole tarjota uutta tietoa aiheesta vaan pikemminkin esitellä jokin mielipide tai lisänäkökulma aiheeseen.

Hyvä tiedote on maksimissaan yhden A4-sivun pituinen, joten siinä ei ole tilaa jaarittelulle. Pyri siis kertomaan kaikki olennainen tiivistetyssä muodossa.

3. Viimeistely

Yhteystiedot

Harmillisen usein käy niin, että hyvän lehdistötiedotteen lopusta puuttuu yhteyshenkilön yhteystiedot. Hyväkin tiedote voi tässä vaiheessa päätyä roskiin, jos toimittajat eivät pääse kysymään tarkentavia kysymyksiä tiedotteeseen liittyen.

Lisää siis jokaisen tiedotteen loppuun joko yhden tai useamman henkilön yhteystiedot matkapuhelinnumeroineen ja sähköpostiosoitteineen. Yhteyshenkilön on oltava tavoitettavissa tiedotteen lähettämisen jälkeen ja hänen on oltava valmis antamaan lisätietoa tiedotteen aiheeseen liittyen. Siksi on hyvä varmistaa, että kyseinen henkilö tietää, että hänet on lisätty tiedotteen yhteyshenkilöksi.

Esittely, linkit ja kuvat

Organisaation tarkempi esittely kannattaa usein jättää aivan tiedotteen loppuun. Tämänkin osion on kuitenkin syytä olla lyhyt, ainoastaan yhden kappaleen mittainen. Esittelyn tarkoituksena on taustoittaa tiedotetta ja kertoa muutamalla lauseella, millainen organisaatio tiedottava taho on ja mitkä ovat sen saavutukset ja tavoitteet.

Lehdistötiedotteen loppuun on hyvä lisätä linkkejä esimerkiksi oman organisaation kotisivuille, videoihin, tutkimuksiin tai muuhun aineistoon, joka tukee tiedotetta ja josta toimittajat voivat vielä tarvittaessa hakea lisätietoa.

Hyvälaatuiset kuvat ja videot täydentävät onnistunutta tiedotetta. Esimerkiksi henkilö- ja tapahtumakuvat sekä asiantuntijahaastattelut tuovat tiedotteeseen lisäarvoa, kunhan ne eivät tuki tiedotteen saajan sähköpostia. Kuvat ja videot kannattaakin liittää tiedotteeseen linkkeinä, joista ne saa tarvittaessa ladattua nopeasti.

Lehdistötiedote on valmis, entä sitten?

Kun lehdistötiedote on valmis, on se aika lähettää maailmalle. Hyväkään tiedote ei päädy julkaistavaksi, jos se ei tavoita oikeaa kohdeyleisöä. Siksi kannattaa huolehtia siitä, että sinulla on käytössäsi toimittajien ajantasaiset yhteystiedot ja että tiedotteesi on kohdennettu oikealle toimittajaryhmälle.

Jos kaipaat apua lehdistötiedotteesi julkaisemisessa ja jakelemissa, ole meihin yhteydessä. ePressi.com on monikanavainen tiedotejakelupalvelu, jonka mediatietokantaa pidetään yllä päivittäisellä informaatikkotyöllä. Palvelumme kautta julkaistut tiedotteet jaetaan suoraan toimittajien sähköpostiosoitteisiin, ePressi.comin verkkosivustolle sekä Mediaviikko.fi:n ja Kauppalehden Online-version sivuille. Tiedotteet ovat hakukoneoptimoituja ja ne julkaistaan myös ePressi.comin some-kanavissa.

Ota yhteyttä

Oliko artikkeli mielestäsi mielenkiintoinen?

Tilaa kuukausittainen uutiskirjeemme joka sisältää aina uusimmat mielenkiintoiset artikkelit.

Tilaa uutiskirje tästä

Kommentit (1)

04.04.2017

Ingressi

Nyt tiedän, että mikä on Ingressi.

-

 

Artikkelin kommentointi

Lisää uutisia

Sisällöntuotanto haltuun: näin hyödynnät ja kierrätät olemassa olevaa sisältöä

Sisällöntuotanto ei ole pelkkää uusien sisältöjen luomista, vaan myös olemassa olevien sisältöjen monipuolista hyödyntämistä. Olemme koonneet sinulle kasan käytännön vinkkejä, joiden avulla voit ottaa vanhat hyvät sisällöt uudestaan hyötykäyttöön.

Lue lisää

Tuplasti tehoja työskentelyyn – 10 vinkkiä markkinoijille ja viestijöille

Kuinka paljon sinä heität hukkaan työaikaa tavallisen työpäivän aikana? Vartin, puoli tuntia vai jopa tunteja? Jotta saisit työaikasi todelliseen hyötykäyttöön, olemme koonneet sinulle 10 vinkkiä, joiden avulla voit parantaa oman työskentelysi tehokkuutta ja luoda itsellesi uudenlaista työrutiinia.

Lue lisää

Mitä kuuluu suomalaiseen grillikesään?

Halusimme selvittää, mitä kuuluu suomalaiseen grillikesään. Seurasimme ViidakkoMonitorilla grillaukseen liittyviä sanoja sosiaalisessa mediassa puolentoista kuukauden ajan.

Lue lisää

Analytiikka mediaseurannassa

Mediaseurantapalvelun avulla organisaatio voi helposti pysyä ajan tasalla toiminnalleen tärkeistä aiheista. Pelkästään tiedon keräämisellä ei ole yksistään mitään arvoa, vaan arvokas data täytyy valjastaa hyötykäyttöön. Datan syvällinen analysointi ja ymmärtäminen on koko ajan yhä tärkeämpää.

Lue lisää

Kohti täysivaltaisempaa mediaseurantaa

Tuntuuko sinusta, että seurantojen luominen ja kohdentaminen on hankalaa ja työlästä? Perinteisesti mediaa seurataan avainsanojen pohjalta rakennettujen automaattisten seurantojen avulla. Uusi aihealuehaku tekee mediaseurannasta helpompaa ja tarkempaa.

Lue lisää