Kirjoitus

Tehokkaan tiedottamisen perusteet – neljä kertaa oikein

Ota yhteyttä
Tehokkaan tiedottamisen perusteet – neljä kertaa oikein Hyvän sisällön tuottajat saavat näkyvyyttä ja profiloituvat ajan saatossa alansa asiantuntijoiksi.

Median ja yritys- ja yhteisöviestinnän välinen suhde on vastavuoroinen: molemmat tarvitsevat toisiaan. Jotta tämä yhteistyö toimisi, on tiedottamisessa aidosti otettava huomioon vastaanottajien tarpeet. Parhaimmillaan tuloksena on pitkäkestoinen suhde, josta molemmat osapuolet hyötyvät.

Käytännössä on tarjottava oikeaa sisältöä, oikeaan aikaan, oikeille henkilöille, oikeissa paikoissa. Vastapalveluksena hyvän sisällön tuottajat saavat näkyvyyttä ja ajan saatossa profiloituvat alansa asiantuntijoiksi.

Oikea sisältö oikeaan aikaan

Tiedottamisen onnistumiseen vaikuttavat ennen kaikkea ajankohtaisuus, uutuusarvo ja informatiivisuus. Ajankohtaisinkaan tiedote ei kuitenkaan toimi, jos sisältö on huono.

Lehdistötiedotteen lukeminen päätetään usein otsikon perusteella. Jos se on liian pitkä tai epämääräinen, jää viesti avaamatta. Otsikoinnissa kannattaa pyrkiä löytämään uutiskärki, joka kiinnostaa toimittajia sekä muita lukijoita.

Seuraava kynnys on ingressi. Ingressin tulee olla lyhyt, asiapitoinen ja vastata sisältöä. Mikäli otsikosta ja ingressistä ei selvästi käy ilmi mitä tiedote koskee, harva jatkaa pidemmälle.

Hyvä tiedote sisältää yksinkertaista ja korutonta asiatekstiä. Myyntipuheet, muoti-ilmaisut, ammattislangi ja adjektiivijonot kannattaa jättää pois. Sen sijaan linkit laadukkaisiin kuviin, tutkimuksiin ja muuhun lisämateriaaliin säästävät toimittajan aikaa ja lisäävät läpimenon mahdollisuutta. Muista yhteystiedot lisätietoja varten - ja varmista, että yhteyshenkilöt ovat tiedotteen lähetyshetkellä valmiita vastaamaan tiedusteluihin.

Kieltä työkalunaan käyttävät vaativat kieliasulta ja kielenhuollolta paljon. Varmista, ettei tiedote sisällä kirjoitusvirheitä tai monimutkaisia lauserakenteita. Sisällön on oltava tiivistä ja mahduttava yhdelle A4-kokoiselle sivulle.

Oikeille henkilöille oikeissa paikoissa

Tiedottamisen tavoitteena ei ole vain tavoittaa mahdollisimman paljon median edustajia. Olennaista on vakuuttaa oikeat henkilöt. Lopullisena tähtäimenä on saavuttaa asiantuntijan asema omalla toimialalla.

Kohdentaminen lisää onnistumista. Useamman tiedoteversion laatiminen eri alojen edustajille tai alueille on usein vaivan arvoista. Oululaisen yrityksen kannattaa lähestyä oman alueensa lehdistöä eri kärjellä kuin valtakunnallista mediaa. Oman alan lehdistö taas kaipaa teknisempää sisältöä kuin muu media.

Sisältöä on tarjottava jatkuvasti ja johdonmukaisesti. Tavoitteena on, että tärkeiden medioiden edustajat tietävät lähettäjän nimen nähdessään viestin sisältävän heille hyödyllistä tietoa.

Mikäli lehdistötiedotteesta ei kirjoiteta juuri sen julkaisuhetkellä, sitä saatetaan kuitenkin hyödyntää myöhemmin. Monet toimittajat keräävät aineistoa tiedotteiden pohjalta ja etsivät vinkkejä tulevia juttuja varten, mahdollisia haastateltavia ja alan asiantuntijaa.

Parhaimmillaan pitkäjänteinen tiedotustyö kääntää vuorovaikutuksen suunnan. Alan asiantuntija pääsee usein kommentoimaan ajankohtaisia aiheita ensimmäisten joukossa toimittajan aloitteesta. Tällöin tiedottaminen on onnistunut.

Kiinnostuitko tehokkaasta tiedottamisesta?

ePressi.comin monikanavaisen tiedotejakelupalvelun avulla voit jakaa tiedotteet helposti ja kohdennetusti medialle ja muille sidosryhmille. Palvelumme kattaa yli 10 000 toimittajan yhteystietokannan ja tarvittaessa voit rajata tiedotteen vastaanottajiksi oman alasi toimittajia.Tutustu ePressi.com-tiedotejakelupalveluun ja ota meihin yhteyttä.

Oliko artikkeli mielestäsi mielenkiintoinen?

Tilaa kuukausittainen uutiskirjeemme joka sisältää aina uusimmat mielenkiintoiset artikkelit.

Tilaa uutiskirje tästä

Lisää uutisia

Tuplasti tehoja työskentelyyn – 10 vinkkiä markkinoijille ja viestijöille

Kuinka paljon sinä heität hukkaan työaikaa tavallisen työpäivän aikana? Vartin, puoli tuntia vai jopa tunteja? Jotta saisit työaikasi todelliseen hyötykäyttöön, olemme koonneet sinulle 10 vinkkiä, joiden avulla voit parantaa oman työskentelysi tehokkuutta ja luoda itsellesi uudenlaista työrutiinia.

Lue lisää

Mitä kuuluu suomalaiseen grillikesään?

Halusimme selvittää, mitä kuuluu suomalaiseen grillikesään. Seurasimme ViidakkoMonitorilla grillaukseen liittyviä sanoja sosiaalisessa mediassa puolentoista kuukauden ajan.

Lue lisää

Analytiikka mediaseurannassa

Mediaseurantapalvelun avulla organisaatio voi helposti pysyä ajan tasalla toiminnalleen tärkeistä aiheista. Pelkästään tiedon keräämisellä ei ole yksistään mitään arvoa, vaan arvokas data täytyy valjastaa hyötykäyttöön. Datan syvällinen analysointi ja ymmärtäminen on koko ajan yhä tärkeämpää.

Lue lisää

Kohti täysivaltaisempaa mediaseurantaa

Tuntuuko sinusta, että seurantojen luominen ja kohdentaminen on hankalaa ja työlästä? Perinteisesti mediaa seurataan avainsanojen pohjalta rakennettujen automaattisten seurantojen avulla. Uusi aihealuehaku tekee mediaseurannasta helpompaa ja tarkempaa.

Lue lisää

Tietoiskuja ja hattaraa Markkinoinnin viikolla 2016

Aiemmin Markkinointiviestinnän viikkona tunnettu tapahtuma uudisti nimensä ja paikkansa. Vuoden 2016 tapahtuma järjestettiin Pasilan Messukeskuksessa ja keräsi yli 5000 kävijän ennätysyleisön. Koodiviidakko osallistui messuille oman tietoiskulavansa voimin ja kaksipäiväisen rupeaman aikana tarjosimme satoja annoksia omenahattaraa sekä tietysti markkinoinnin ja viestinnän tietoiskuja, joita kävi seuraamassa valtava joukko ihmisiä.

Lue lisää