Kirjoitus

Tehdäkö itse vai ulkoistaa? – tarkastelussa viestintäpalveluiden ostaminen

Ota yhteyttä 2
Tehdäkö itse vai ulkoistaa? – tarkastelussa viestintäpalveluiden ostaminen Vielä vuosituhannen alussa moni viestinnän työntekijä oli käytännössä ensisijaisesti ammattimainen ostaja, joka koordinoi suurta ulkoisten kumppanien armeijaa.

Vuosikymmenten varrella viestinnän ja markkinoinnin työntekijöiden arki on muuttunut paljon. Vielä vuosituhannen alussa moni heistä oli käytännössä ensisijaisesti ammattimainen ostaja, joka koordinoi suurta ulkoisten kumppanien armeijaa.

2010-luvulla viestintä ja markkinointi taas palasivat toiminto kerrallaan yhä enemmän talon sisälle. Samalla tehtävänkuvat monipuolistuivat valtavasti, ja vaatimustaso kasvoi: ihanteellinen työntekijä tuotti niin hyvää kuvaa kuin tekstiäkin, järjesti suvereenisti tapahtumia, ymmärsi tekniikkaa ja somea, eivätkä hakukoneetkaan – uusista digitaalisista työkaluista puhumattakaan – pelottaneet.

Vuonna 2016 alamme ammattitaidon olennainen osa on ymmärtää, mikä kannattaa tehdä itse ja mikä ulkoistaa, jotta niin budjetti, arjen toimivuus kuin laatukin ovat balanssissa. Usein paras ratkaisu on jonkinlainen välimuoto. Tässä hieman plussia ja miinuksia päätöksenteon tueksi.

Sometoimisto vai ei?

Sosiaalinen media on useimmilla yrityksillä vakiintunut yrityksen sisäiseksi toiminnaksi – mikä onkin luontevaa, sillä some on mitä parhain kanava päästä aidosti lähelle asiakasta. Toisaalta viestintä sosiaalisessa mediassa vaatii osaamista ja perehtymistä, ja esimerkiksi muuttuvissa säädöksissä ja jatkuvasti elävässä some-kentässä on joskus vaikea pysyä mukana. Osaava some-toimisto voi olla kultaakin kalliimpi etenkin nopeasti muuttuvalla alalla (vaikkapa kun kohderyhmänä ovat nuoret), tai kun brändi on hyvin herkkä tai toimii tulenaralla alalla.

Sosiaalisen median hallinnan ulkoistamisen matematiikka

+ Jos toimit luotettavan sometoimiston kanssa, tiedät toimivasi aina lakien ja säädösten mukaan, vaikka ne muuttuisivatkin usein.
+ Pysyt mukana kehityksessä – toimisto pitää kyllä huolen, että olet näkyvissä niissä some-kanavissa, joissa kannattaakin olla, ja että mukaudut niissä muutoksiin asianmukaisesti.
+ Mahdolliset kriisit hoidetaan ammattitaitoisesti ja ripeästi.
+ Sosiaalista mediaasi seurataan jatkuvasti – silloinkin kun sinä lomailet – eivätkä kriisit ehdi muhia pitkään.
+ Julkaisutahti on usein optimaalinen ja työ organisoitua – aniharva yritys toimii sisäisesti yhtä järjestelmällisesti ja aktiivisesti somessa kuin hyvä toimisto.
+ Some-raportointi ja analytiikka voi olla sisäisesti toteutettuna haastavaa, kun taas some-toimistot tuottavat laadukasta raportointia rutiininomaisesti. 


Kuva: Jounin Kaupan yli 500 000 Facebook-tykkääjää pitävät huolta siitä, että sivuilla käy kuhina, mutta yritys on päättänyt hoitaa some-hallinnan itse. Kun yrityksen maine perustuu vahvasti omistajan persoonaan ja läsnäoloon somessa, on olennaista, että asiakkaiden kanssa kommunikoidaan ilman välikäsiä. 

- Sosiaalinen media on paras tapa olla lähellä asiakasta – saatat menettää paljon antamalla sen hallinnan ulos.
- Suorat keskustelut asiakkaan kanssa sekä asiakaspalvelu ovat usein hankalampia välikäden kautta.
- Saatat menettää “oman äänesi”, ellet seuraa tarkasti, millaiseksi yhteisö ja sen tapa keskustella kehittyy.
- Yrityksen sisäinen osaaminen sosiaalisen median hallinnasta saattaa rapautua.
- Henkilöstön aktivointi somessa tai osallistaminen sisällöntuotantoon voi olla vaikeampaa, jos välissä on kolmas osapuoli.

+/- Yhdistä

  • Anna toimiston hoitaa jatkuva työ, mutta pysy silti lähellä ja kommunikoi aktiivisesti asiakkaiden kanssa somessa. Pidä myös itsesi ajan tasalla sekä toimiston kautta että sosiaalisen median koulutuksissa.
  • Osta laadukasta koulutusta, luo ammattimainen sisältösuunnitelma ja -kalenteri, ja hoida itse päivittäinen työ ja asiakaspalvelu somessa. Käytä kuitenkin toimistoa kampanjoiden ideoimiseen ja toteutukseen.

PR-toimisto vai ei?

Viestintätoimiston käyttäminen on muutakin kuin lehdistötiedotteiden kirjoittamista ja toimittajasuhteiden hallintaa, ja monelle luottotoimisto on elinehto. Toisaalta myös mediatiedottamisessa ja toimittajasuhteissa aidot, suorat suhteet ilman välikäsiä ovat usein valttia, ja kun lehdistötiedote on saatava nopeasti ulos, saattaa se syntyä parhaiten talon sisällä.

Ulkoisen viestintätoimiston plussat ja miinukset:

+ Toimistolla on aikaa silloinkin, kun sinulla ei ole.
+ Hyvän mediatiedotteen kirjoittaminen on taitolaji, jonka toimistot osaavat pitkällä kokemuksella.
+ Hyvä PR-toimisto osaa auttaa verkostojensa kautta myös kansainvälisillä markkinoilla.
+ Tiedotteet syntyvät myös kielillä, joille ei löydy osaamista talon sisältä.
+ PR-toimistoilla on usein hyvät suhteet toimittajiin, mikä auttaa mediatiedotteiden läpimenossa.
+ Tiedottaminen on usein suunnitelmallisempaa ja pitkäjänteisempää, kun siihen luodaan yhdessä vaikkapa vuosisuunnitelma.

- Kustannukset
- Suhteet toimittajiin ovat kallisarvoinen pääoma, jota kannattaa kerryttää myös yrityksen sisälle.
- Mediatiedotteiden kirjoittamiseen löytyvää osaamista löytyy myös useimmista viestintä- ja markkinointiosastoista. Itse opettelemalla oppii myös parhaiten, mikä sopii omalle kohderyhmälle ja mikä ketäkin kiinnostaa.
- Tiedotteet on helppo jaella nopeasti ja kohdennetusti oman alan toimittajlle tiedotejakelupalvelun kuten ePressin kautta ilman PR-toimistoakin. Toimittajayhteystiedot pysyvät ajan tasalla tiedotejakelupalvelussa.
- Tiedotejakelupalvelut tarjoavat tyypillisesti myös kansainvälisiä levitysmahdollisuuksia.

+/- Yhdistä

  • Lehdistötiedotteet eivät toimistonkaan käsissä synny tyhjiössä, vaan ideat ja muokkaus tehdään yhdessä asiakkaan kanssa. Paras sisältö ja mehukkaimmat yksityiskohdat löytyvät usein henkilöstöltä.
  • Anna toimiston hoitaa tiedotteen kirjoittaminen, mutta osallistu itse aktiivisesti tiedotteen sisältöjen suunnitteluun. Lähetä tiedote itse tiedotejakelupalvelun kautta haluamillesi toimittajille ja bloggaajille, ja seuraa samalla mediaseurantapalvelun avulla tiedotteen läpimenoa mediassa ja tiedottamisen aikaansaamaa keskustelua somessa.

Kuka tuottaa sisällön?

Sisältömarkkinointi on yhä useammalle yritykselle se markkinoinnin ydin, ja sitä tehdään niin uutiskirjein, blogissa, sosiaalisessa mediassa ja videoin kuin luomalla oppaita ja esityksiä. Tärkeintä on aito auttaminen, joka ei ensisijaisesti tähtää myyntiin – asiakas palkitsee avun tai viihdyttämisen luottamuksena sitten, kun tulee aika ostaa.

Sisältömarkkinoinnin sisällöntuotantoa on monenlaista, ja kannattaa harkita, mitä – jos mitään – siitä ulkoistaa. Tyypillisesti markkinoinnin ja viestinnän osastot ovat vahvoja joillakin osa-alueilla, toisilla taas heikompia. Uusia alueita kannattaa kuitenkin lähestyä rohkeasti – vain siksi että jokin on aina ulkoistettu ei tarkoita, etteikö siihen liittyvää osaamista voisi hankkia talon sisälle joko rekrytoinnein tai opettelemalla.

Kirjoittaminen

Suurin osa sisältömarkkinoinnista on kirjoitettua sisältöä: blogeja, uutiskirjeitä, oppaita, artikkeleita, verkkosivujen sisältöä jne. Kirjoittaminen on markkinoinnin ja viestinnän ydinosaamista, minkä vuoksi onkin luonnollista, että suurin osa kirjoittamiseen liittyvästä sisällöntuotannosta tuotetaan tyypillisesti sisäisesti.

Kirjoitetun sisällön ulkoistamisen plussat ja miinukset:

+ Sisällöntuotanto ja sen organisointi vie usein paljon aikaa, ja ulkoistamisen avulla sitä vapautuu muuhun.
+ Jos yrityksen sisältä ei löydy hyvää kirjoittajaa, ulkoistaminen on lähes pakollista.
+ Esimerkiksi aiheesta kiinnostuneen opiskelijan tai blogaajan hyödyntäminen saattaa olla hyvinkin toimivaa ilman suuria sitoutumuksia tai kustannuksia.
+ Ulkoa voi joskus nähdä aiheet selkeämmin kuin läheltä, ja ulkoisen kirjoittajan voi joskus olla helpompi lähestyä aiheita “asiakkaan näkökulmasta”.
+ Virheettömän kielen tuottaminen saattaa etenkin aluksi olla aikaa vievää – toki kaikki sisältömarkkinointi ei täyttä virheettömyyttä vaadikaan.

- Nimetty blogi toimii usein tärkeänä henkilöbrändäyksen välineenä, ja luo uskottavuutta paitsi yritykselle, myös sen henkilöstölle ja poikii esimerkiksi haastattelupyyntöjä.
- Sisäisesti tyypillisesti tiedetään parhaiten, mikä omaan kohderyhmään puree ja mikä asiakkaita mietityttää.
- Kirjottamaan opitaan – ja taitoa ylläpidetään – kirjoittamalla. Jatkuvasti kirjoittavan kielenhuolto pysyy automaattisesti hyvänä, ja teksti paranee luonnostaan. Kun suuri osa kirjoittamisesta on ulkoistettu, tämä osaaminen alkaa rapautua.
- Sisäinen toiminta on ulkoista toimittajaa joustavampaa: ajankohtaiseen aiheeseen voidaan reagoida nopeastikin, kun kynäilijät löytyvät omasta takaa.

Kuvat ja videot

Yhä suurempi osa sisällöstä on kuvaa tai videota. Kuvapankkikuvien aikakausi on ohi, ja verkkosivuilta, somesta ja uutiskirjeistä löytyy aitoja kuvia aidoista tilanteista. Myös videotuotannon ja kuvankäsittelyn kynnys laskee jatkuvasti, kun markkinoille tulee esimerkiksi perinteisten kuvankäsittelyohjelmien rinnalle helppoja banneri- ja infografiikkaohjelmia, joilla syntyy näyttävää sisältöä käden käänteessä.

Kuva- ja videotuotannon ulkoistamisen plussat ja miinukset:

+ Laadukkaat kuvat ja videot ovat tehokkaita brändin luomisen keinoja, ja hyvällä kuvasarjalla pärjää vuosia.
+ Hyvä peruspohja luo suuntaa myös muulle grafiikalle, ja auttaa arkisemmissakin kuvavalinnoissa.

- Kustannukset
- Hyviä välineitä niin kuvaamiseen kuin videoonkin löytyy jo kohtuullisen edullisesti, ja ne saattavat maksaa itsensä takaisin nopeastikin.
- Yhä useammalla markkinoinnin ja viestinnän osaajalla on tarpeeksi kuvaus- ja videokuvaus- sekä näiden jälkikäsittelytaitoja, jotta laadukasta jälkeä saadaan murto-osalla ammattikuvaajien taksoista.
- Someen kelpaavat usein kännykkäkuvat ja -videotkin. Lue täältä, miten pääset alkuun


Kuva: Koodiviidakolla yhdistetään ammattivalokuvaajien ja markkinointitiimin osaamista, minkä lisäksi henkilöstö on tehokkaasti osallistettu some-sisällöntuotantoon, ja suuri osa esimerkiksi Instagramin kuvista ja videoista on myyjien ja muiden työntekijöiden tallennuksia arjesta. Tässä Veera väijyy kameran kanssa Yiniä, Tarua ja Nicolasta Oulun toimistolla. 

+/- Yhdistä

Teetätä esimerkiksi laadukas kuvasarja ja brändivideo ammattilaisella muutaman vuoden välein, ja käytä ammattikuvaajaa vain erittäin haastavissa olosuhteissa (esim. tuotekuvaukset, tapahtumat, 360-kuvaus). Tuota some-, uutiskirje- ja verkkosivukuvat ja markkinointivideot jatkuvaan tarpeeseen laadukkailla välineillä sisäisesti.

SEO-toimisto vai ei?

Ei ole kauaakaan siitä, kun hakukoneoptimoinnin ja -markkinoinnin oletettiin olevan vain hyvin erikoistuneiden toimistojen työtä. Nykyään yhä useampi kuitenkin tekee suurimman osan tästä työstä sisältömarkkinoinnin myötä sisäisesti, ja turha SEO-mystifointi on karissut jo aikapäivää sitten.

Hakukonemarkkinoinnin kanssa taas pääsee alkuun nopeasti, ja pienellä rahalla ja vaivalla saattaa saada erinomaisiakin tuloksia. Hienosäätöä ja tarkennusta taas voi tehdä loputtomiin, ja suurilla budjeteilla ammattiavun käyttäminen voi olla mielekästä ihan säästösyistäkin. Yhteistä niin ulkoiselle kuin sisäisellekin tekemiselle on jatkuvuus ja pitkäjänteisyys: SEO-kampanjat tai lyhytaikainen ulkoistus eivät ole mielekkäitä, vaan hakukoneiden kanssa työskentely on enemmänkin arkista aherrusta.

Hakukoneoptimoinnin ja markkinoinnin ulkoistamisen plussat ja miinukset:

+ Hakukoneoptimointi ja -markkinointi muuttuvat jatkuvasti, ja mukana pysyminen voi olla haastavaa.
+ Viralliset hakukonepartnerit pysyvät ajan tasalla muutoksista tavalla, johon yksittäinen henkilö harvoin kykenee.

- Kustannukset
- Hakukoneoptimointi on jokapäiväistä työtä, jota on käytännössä mahdoton kokonaan ulkoistaa. Suurin merkitys on laadukkaalla sisällöntuotannolla ja teknisesti oikeilla tavoilla toimia sekä laadukkailla työkaluilla.
- Hakukoneoptimointi, hakukonemarkkinointi ja sisällöntuotanto tukevat toisiaan ja ovat siksi luonteva kokonaisuus talon sisällä tehtäväksi. Kun samat sanat pyörivät niin hakukonemainoksissa kuin avainsanatyökalussakin, oppii sisällöntuottaja käyttämään oikeita sanoja myös blogissa ja huomaa, mikä toimii uutiskirjeiden otsikoissa.

+/- Yhdistä

Kun SEO-toimisto hoitaa suuret linjat ja pitää huolta, että sisällöntuotantotiimi on jatkuvasti ajan tasalla ja vinkkaa, mihin suuntaan pitäisi olla siirtymässä, hakukoneoptimointi toimii niin suuressa mittakaavassa kuin arkisessa tekemisessäkin.

Koodiviidakon PR Cloud- ja Marketing Cloud -työkalut on suunniteltu niin, että markkinoinnin ja viestinnän toiminnot on helppo hoitaa niin sisäisesti kuin yhdessä ulkoisten kumppanienkin kanssa. Pyydä myyjämme käymään tai kysy omalta Account Manageriltasi vinkkejä siihen, miten juuri sinun prosessisi organisoitaisiin tehokkaimmin. Kysy meiltä myös hakukoneoptimoinnin ja -markkinoinnin palveluita! 

Oliko artikkeli mielestäsi mielenkiintoinen?

Tilaa kuukausittainen uutiskirjeemme joka sisältää aina uusimmat mielenkiintoiset artikkelit.

Tilaa uutiskirje tästä

Kommentit (2)

23.08.2016

Hyvät työkalut tekevät työstä helpompaa

Hyvä kirjoitus! Erityisen tärkeää on oman osaamisen ylläpito, vaikka kaikkea ei tekisikään itse. Silloin on mahdollisuus vertailla myös laatua ja laskea oman työn kustannuksia verrattuna ulkoistettuun toimijaan. Hyvät työkalut säästävät aikaa ja hermoja. PR-toimistotkin voivat keskittyä olennaiseen kun työkalut ovat kunnossa.

- Ville Husa, Várri Oy

23.08.2016

Kiitos palautteesta

Hei Ville,

Mukava kuulla, että pidit artikkelista. Olet aivan oikeassa siinä, että omaa osaamista kannattaa pitää yllä myös silloin, kun hyödyntää ulkopuolista apua. Kun oma tietotaito pysyy ajan hermoilla, on yhteistyö toimistojenkin kanssa antoisampaa.

Ja kyllä. Helppokäyttöiset ja tehokkaat työkalut ovat viestinnän ammattilaisten arjen pelastus. :)

- Mari Maunu, Marketing Coordinator, PR Cloud

 

Artikkelin kommentointi

Lisää uutisia

Tuplasti tehoja työskentelyyn – 10 vinkkiä markkinoijille ja viestijöille

Kuinka paljon sinä heität hukkaan työaikaa tavallisen työpäivän aikana? Vartin, puoli tuntia vai jopa tunteja? Jotta saisit työaikasi todelliseen hyötykäyttöön, olemme koonneet sinulle 10 vinkkiä, joiden avulla voit parantaa oman työskentelysi tehokkuutta ja luoda itsellesi uudenlaista työrutiinia.

Lue lisää

Mitä kuuluu suomalaiseen grillikesään?

Halusimme selvittää, mitä kuuluu suomalaiseen grillikesään. Seurasimme ViidakkoMonitorilla grillaukseen liittyviä sanoja sosiaalisessa mediassa puolentoista kuukauden ajan.

Lue lisää

Analytiikka mediaseurannassa

Mediaseurantapalvelun avulla organisaatio voi helposti pysyä ajan tasalla toiminnalleen tärkeistä aiheista. Pelkästään tiedon keräämisellä ei ole yksistään mitään arvoa, vaan arvokas data täytyy valjastaa hyötykäyttöön. Datan syvällinen analysointi ja ymmärtäminen on koko ajan yhä tärkeämpää.

Lue lisää

Kohti täysivaltaisempaa mediaseurantaa

Tuntuuko sinusta, että seurantojen luominen ja kohdentaminen on hankalaa ja työlästä? Perinteisesti mediaa seurataan avainsanojen pohjalta rakennettujen automaattisten seurantojen avulla. Uusi aihealuehaku tekee mediaseurannasta helpompaa ja tarkempaa.

Lue lisää

Tietoiskuja ja hattaraa Markkinoinnin viikolla 2016

Aiemmin Markkinointiviestinnän viikkona tunnettu tapahtuma uudisti nimensä ja paikkansa. Vuoden 2016 tapahtuma järjestettiin Pasilan Messukeskuksessa ja keräsi yli 5000 kävijän ennätysyleisön. Koodiviidakko osallistui messuille oman tietoiskulavansa voimin ja kaksipäiväisen rupeaman aikana tarjosimme satoja annoksia omenahattaraa sekä tietysti markkinoinnin ja viestinnän tietoiskuja, joita kävi seuraamassa valtava joukko ihmisiä.

Lue lisää