Kirjoitus

Kuinka rakentaa hyvä lehdistötiedote?

Ota yhteyttä 1
Kuinka rakentaa hyvä lehdistötiedote? Luvut toimivat tiedotteessa hyvänä tehokeinona ja niiden avulla on helppo vakuuttaa lukija esimerkiksi oman tuotteen tai toiminnan merkittävyydestä.
Katso kuva Kuinka rakentaa hyvä lehdistötiedote? Hyvän lehdistötiedotteen rakenne voidaan jakaa kolmeen osaan: 1. Kiinnostuksen herättäminen 2. Aiheeseen syventyminen 3. Viimeistely

Hyvän lehdistötiedotteen tunnistaa usein siitä, että se on lähes sellaisenaan julkaisuvalmis. Hyvä tiedote on kirjoitettu ytimekkäästi ja ymmärrettävästi, sen aihe on ajankohtainen ja kiinnostava ja sen ydinsanoma on tuotu selkeästi esille.

Onnistuneessa tiedotteessa on myös selkeä ja johdonmukainen rakenne, joka noudattaa tiettyä hyväksi havaittua kaavaa. Toisin sanoen hyvä tiedote koostuu useista eri osa-alueista, jotka yhdessä vaikuttavat siihen, herättääkö tiedote toimittajien huomion ja päätyykö se lopulta jossain muotoa julkaistavaksi.

Parhaiten hyvän lehdistötiedotteen rakennetta kuvaa kärjellään seisova pyramidi: Tärkeintä on saada ensin herätettyä lukijan mielenkiinto. Vasta tämän jälkeen siirrytään tiedotteen aiheen tarkempaan käsittelyyn. Lopuksi tiedote viimeistellään tiedotteen lähettäjän yhteystiedoilla, esittelyllä ja kuvilla.

Karkeasti ottaen lehdistötiedotteen rakenne voidaan siis jakaa kolmeen osaan:

1. Kiinnostuksen herättäminen

Otsikko

Usein jo pelkkä otsikko vaikuttaa siihen, päätyykö tiedote luettavaksi vai suoraan roskiin. Siksi siihen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.

Hyvä otsikko on lyhyt, napakka ja kertoo selkeästi mistä tiedotteessa on kyse. Liian mainosmaiset ylistyssanat kannattaa jättää kokonaan pois. Jo otsikossa on hyvä olla jokin koukku, joka herättää mielenkiinnon. Esimerkiksi näin:

”Valmennuskeskus ja Suomen Lukiolaisten Liitto laittavat jakoon 100 000 euron edestä stipendejä lukiolaisille”

”Postimuseo kisaa vuoden eurooppalaisen ja suomalaisen museon titteleistä”

Ingressi eli alkukappale

Ingressin tarkoituksena on tutustuttaa lukija aiheeseen. Hyvä ingressi kertoo suoraan, mistä tiedotteessa on kyse eli mikä on sen ydinsanoma. Tiedotteen tärkein asia esitetään siis jo muutamassa ensimmäisessä lauseessa. Jos tiedotteella ei ole heti alusta lähtien selkeää tarkoitusta tai teemaa, sitä tuskin luetaan loppuun saakka.

Ensimmäisen kappaleen luonnostelussa voi käyttää apuna esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: Kuka? Mitä? Missä? Milloin? Miksi? Kuinka? Tällöin ingressi voi olla esimerkiksi:

”Maalaustaiteen vuosittainen suurtapahtuma valloittaa jälleen Kaapelitehtaan Merikaapelihallin maaliskuussa. Myynnissä on yli 1500 taideteosta lähes 600 Taidemaalariliittoon kuuluvalta ammattitaiteilijalta.”

”Viime vuonna yli 15 000 ihmistä liikuttanut Angry Birds Go Snow -tapahtumakiertue saapuu ensi lauantaina Jyväskylään. Tänä vuonna vihaiset linnut ovat liikkellä uudella ilmeellä ja valloittavat talven aikana kuusi paikkakuntaa."

2. Aiheeseen syventyminen

Tiedotteen toisessa ja mahdollisesti myös kolmannessa ja neljännessä kappaleessa syvennytään ingressissä kerrottuihin faktoihin. Näissä kappaleissa tiedotteen aihetta kuvataan laajemmin ja yksityiskohtaisemmin esimerkiksi lukujen, tuote- ja tapahtumakuvauksien sekä sitaattien avulla.

Luvut toimivat tiedotteessa hyvänä tehokeinona ja niiden avulla on helppo vakuuttaa lukija esimerkiksi oman tuotteen tai toiminnan merkittävyydestä. Sitaatit vuorostaan lisäävät tiedotteen luotettavuutta ja kiinnostavuutta varsinkin, jos lausunnon antajana on alan asiantuntija tai organisaation yhteistyökumppani. Sitaattien tarkoituksena ei ole tarjota uutta tietoa aiheesta vaan pikemminkin esitellä jokin mielipide tai lisänäkökulma aiheeseen.

Hyvä tiedote on maksimissaan yhden A4-sivun pituinen, joten siinä ei ole tilaa jaarittelulle. Pyri siis kertomaan kaikki olennainen tiivistetyssä muodossa.

3. Viimeistely

Yhteystiedot

Harmillisen usein käy niin, että hyvän lehdistötiedotteen lopusta puuttuu yhteyshenkilön yhteystiedot. Hyväkin tiedote voi tässä vaiheessa päätyä roskiin, jos toimittajat eivät pääse kysymään tarkentavia kysymyksiä tiedotteeseen liittyen.

Lisää siis jokaisen tiedotteen loppuun joko yhden tai useamman henkilön yhteystiedot matkapuhelinnumeroineen ja sähköpostiosoitteineen. Yhteyshenkilön on oltava tavoitettavissa tiedotteen lähettämisen jälkeen ja hänen on oltava valmis antamaan lisätietoa tiedotteen aiheeseen liittyen. Siksi on hyvä varmistaa, että kyseinen henkilö tietää, että hänet on lisätty tiedotteen yhteyshenkilöksi.

Esittely, linkit ja kuvat

Organisaation tarkempi esittely kannattaa usein jättää aivan tiedotteen loppuun. Tämänkin osion on kuitenkin syytä olla lyhyt, ainoastaan yhden kappaleen mittainen. Esittelyn tarkoituksena on taustoittaa tiedotetta ja kertoa muutamalla lauseella, millainen organisaatio tiedottava taho on ja mitkä ovat sen saavutukset ja tavoitteet.

Lehdistötiedotteen loppuun on hyvä lisätä linkkejä esimerkiksi oman organisaation kotisivuille, videoihin, tutkimuksiin tai muuhun aineistoon, joka tukee tiedotetta ja josta toimittajat voivat vielä tarvittaessa hakea lisätietoa.

Hyvälaatuiset kuvat ja videot täydentävät onnistunutta tiedotetta. Esimerkiksi henkilö- ja tapahtumakuvat sekä asiantuntijahaastattelut tuovat tiedotteeseen lisäarvoa, kunhan ne eivät tuki tiedotteen saajan sähköpostia. Kuvat ja videot kannattaakin liittää tiedotteeseen linkkeinä, joista ne saa tarvittaessa ladattua nopeasti.

Lehdistötiedote on valmis, entä sitten?

Kun lehdistötiedote on valmis, on se aika lähettää maailmalle. Hyväkään tiedote ei päädy julkaistavaksi, jos se ei tavoita oikeaa kohdeyleisöä. Siksi kannattaa huolehtia siitä, että sinulla on käytössäsi toimittajien ajantasaiset yhteystiedot ja että tiedotteesi on kohdennettu oikealle toimittajaryhmälle.

Jos kaipaat apua lehdistötiedotteesi julkaisemisessa ja jakelemissa, ole meihin yhteydessä. ePressi on monikanavainen tiedotejakelupalvelu, jonka mediatietokantaa pidetään yllä päivittäisellä informaatikkotyöllä. Palvelun kautta julkaistut tiedotteet jaetaan suoraan toimittajien sähköpostiosoitteisiin, ePressi.comin verkkosivustolle sekä Mediaviikko.fi:n ja Kauppalehden Online-version sivuille. Tiedotteet ovat hakukoneoptimoituja ja ne julkaistaan myös ePressin some-kanavissa.

Ota yhteyttä

Oliko artikkeli mielestäsi mielenkiintoinen?

Tilaa kuukausittainen uutiskirjeemme joka sisältää aina uusimmat mielenkiintoiset artikkelit.

Tilaa uutiskirje tästä

Kommentit (1)

04.04.2017

Ingressi

Nyt tiedän, että mikä on Ingressi.

-

 

Artikkelin kommentointi

Lisää uutisia

Mediaseurantapalvelut myyntityön tukena – 8 vinkkiä

Mediaseurantapalvelun käytöllä on useita hyötyjä maineenhallinnan ja asiakaspalvelun tehtävissä. Organisaation maineen kannalta on tärkeää, että yleisen keskustelun sävy tunnetaan ja mahdollisiin kriisitilanteisiin voidaan reagoida nopeasti. Kaikille ei kuitenkaan välttämättä tule mieleen, että mediaseurannasta voi olla myös huomattavaa hyötyä myyntityön välineenä.

Lue lisää

Näin täytät kesän uutistyhjiön

Kesällä viestinnän huoneet hiljenevät. Vaikka jotkin julkaisut ovatkin kesätauolla, kaipaavat monet mediat sisältöä entiseen malliin. Moni muutoin kiireinen lukija on myös kesällä tavallista paremmin tavoitettavissa, erityisesti mobiilissa.

Lue lisää

Kuinka reagoida negatiivisiin asiakaspalautteisiin somessa: 6 vinkkiä

Sosiaalinen media on erinomainen työkalu vuorovaikutteiseen viestintään asiakkaiden kanssa. Somessa on kuitenkin helppoa antaa myös kielteistä palautetta. Mitä kannattaa tehdä, mikäli organisaation sosiaaliseen mediaan ilmestyy negatiivisia kommentteja?

Lue lisää

Yhdistä ja hyödy: Lehdistötiedottaminen + markkinoinnin työkalut

Lehdistötiedote lähtee maailmalle – mitä sitten tapahtuu? Nykypäivänä lehdistötiedottaminen(kaan) ei voi elää omassa kuplassaan, vaan sen tulee olla saumaton osa muuta markkinoinnin ja viestinnän kokonaisuutta niin strategian kuin tekniikankin näkökulmasta.

Lue lisää

Pörssiyhtiöiden viestintä digitalisoituu

Oikein toteutetulla viestinnällä on pörssiyritykselle suuri merkitys, sillä se heijastuu usein suoraan yrityksen markkina-arvoon. Etenkin juuri pörssiin listautuneessa yrityksessä eletään viestinnän muutoksen aikoja, mikä näkyy niin tehtävänkuvissa, ajankäytössä kuin teknologiavaatimuksissakin. Median ja sijoittajien valokeilassa oleminen vaatii myös kokeneilta viestijöiltä jatkuvaa toiminnan kehittämistä.

Lue lisää