Kirjoitus

Kriisiviestinnän työkalut: mediaseuranta ja tiedotejakelu

Ota yhteyttä
Kriisiviestinnän työkalut: mediaseuranta ja tiedotejakelu Kriisitilanteiden ennakointi vaatii kykyä pysyä ajan tasalla mediassa ja keskusteluissa esillä olevista asioista.

Kriisit eivät ole koskaan toivottuja tilanteita. Joskus kuitenkin tapahtuu asioita, joiden seurauksena vastaan tulee organisaation mainetta heikentävä kriisi. Syitä kriisitilanteen syntyyn voi olla useita. Esimerkkejä tällaisista tilanteista on ollut esillä tänäkin keväänä jo muutamia; asiaton kommentti rekrytointitilanteessa sai aikaan myrskyn sosiaalisessa mediassa ja tulipalossa tuhoutuneet luokkaretkirahat nostivat tapahtumaan liittyneen pankin tapetille. Molemmissa tapauksisssa kriisiviestinnän keskelle joutuneet yritykset reagoivat nopeasti tilanteeseen.

Tärkeintä onkin olla valmis toimimaan kriisitilanteessa tehokkaasti, sillä kriisiviestinnässä nopeus on valttia. Parhaimmassa tapauksessa kriisin voi onnistua kääntämään itselle edulliseksi ja mainetta parantavaksi tilanteeksi, kunhan pystyy osoittamaan ennakointivalmiutta, tehokkaan kriisiviestinnän osaamista sekä joustavuutta tilanteen kehittymisen mukaan. Nopea reagoiminen kriisiin osoittaa sen, että toimija huomioi ja välittää kohderyhmästään ja on ajan tasalla toimintansa vaikutuksista.

Miten mediaseuranta ja monikanavainen tiedotejakelu liittyvät kriisiviestintään? Itse asiassa kaikilla mahdollisilla tavoilla. Näiden kahden palvelun avulla kriisit on mahdollista ennakoida ja havaita ajoissa, ja ne auttavat toimimaan tehokkaasti kriisin yllättäessä. Tämän blogikirjoituksen tarkoituksena on tarkastella kriisitilanteiden ennakointia ja hoitoa mediaseurannan sekä tiedotejakelupalvelun avulla ennen ja jälkeen kriisitilanteen sekä sen aikana.

Ennen kriisiä

Kriisitilanteiden ennakointi vaatii kykyä pysyä ajan tasalla mediassa ja keskusteluissa esillä olevista asioista. On tärkeä tietää, mitä itsestä, toimialasta ja kilpailijoista puhutaan ja missä kanavissa. Oikein toteutettuna mediaseuranta on vaivatonta sekä erittäin informatiivista ja mahdollistaa kriisien havaitsemisen varhaisessa vaiheessa.

Mediaseuranta voidaan rakentaa niin, että seurannan osumia on mahdollista tarkastella suoraan sähköpostiin tulevan raportin avulla. Tätä kautta tieto organisaatioon liittyvistä asioista kulkee jatkuvasti mukana ja siihen voi tutustua paikasta riippumatta. Tällöin mahdollisia kriisitilanteita voidaan ennakoida ja tieto kriisiviestinnällisiä toimenpiteitä vaativasta tilanteesta saadaan heti.

Hyvin ja tehokkaasti toimivan mediaseurannan avulla organisaatio löytää myös ne viestintäkanavat, jotka ovat oman toiminnan tiedottamisen kannalta merkittäviä. On olennaista tietää, mitä sosiaalisen median kanavia oma kohderyhmä hyödyntää ja seuraa eniten, jotta kriisitilanteessa osataan viestiä juuri näihin kanaviin.

Kriisin aikana

Kun kriisitilanne on päällä, on ensiarvoisen tärkeää pysyä koko ajan tilanteen tasalla. Tähän mediaseuranta antaa työkalun, jota on miltei mahdotonta korvata manuaalisella työllä. Mediaseurannan kautta tieto uutisoinnista ja keskusteluista sekä niiden sisällöistä saavuttaa toimijan vain minuuteissa siitä, kun ne ovat ilmestyneet verkkoon. Tämä mahdollistaa jatkuvan ja tehokkaan puuttumisen uutisointiin ja omien näkökulmien noston keskusteluun.

Kriisitilanteen päällä ollessa on myös olennaista pystyä viestimään tehokkaasti ja nopeasti oikeisiin kanaviin sekä oikeille vastaanottajille. Monikanavainen tiedotejakelupalvelu on hyvä väline pitää omat kohderyhmät ajan tasalla omasta toiminnasta kriisin edetessä. Palvelun kautta saa kerralla omat viestit suoraan niin median edustajille, omille verkkosivuilleen kuin myös oman kohderyhmän kannalta oikeisiin sosiaalisen median kanaviin. Tiedotejakelun avulla pystytään osoittamaan omaa aktiivisuutta kriisitilanteessa ja myös seuraamaan, miten omat tiedotteet otetaan vastaan ja minkälaisia toimenpiteitä ne saavat aikaan.

Kriisin jälkeen

Kun kriisi on hoidettu kunnialla ja tilanne rauhoittuu, on syytä seurata minkälaisia jälkiseuraamuksia tapahtuneesta on tullut. Mediaseuranta tuo tiedon uutisoinnista kriisin jälkeen, ja sen avulla pystytään nopeasti hahmottamaan keskusteluiden yleisen sävyn ja siinä tapahtuneet muutokset. Tiedotejakelun kautta voidaan vuorostaan tuoda esille omaa toimintaa ja toimenpiteitä kriisin aikana ja osoittaa näin oma kyky toimia tehokkaasti kriisin aikana.

Mediaseuranta ja tiedotejakelu ovat ensiarvoisen tärkeitä työkaluja organisaation maineenhallinnassa. Kukaan ei toivo kohtaavansa kriisejä, mutta olennaista on olla valmiudessa, jos niitä tulee vastaan. Mediaseuranta ja tiedotejakelu valmistavat ja tukevat organisaation toimintaa kriisitilanteissa.

Haluatko kuulla tarkemmin, miten mediaseuranta ja tiedotejakelupalvelumme toimivat ja miten voitte niiden avulla välttää kriisit tai saada eväät kriisien hoitoon? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää.

 /media/henkilokuvat/pr-cloud/lauri-sainio2.jpg

Lauri Sainio

Artikkelin kirjoittaja työskentelee Koodiviidakolla PR Cloudin mediaseuranta- ja tiedotejakelupalveluiden myynnin parissa. Laurilla on usean vuoden kokemus tehokkaan mediaseurannan ja tiedotejakelun toteuttamisesta. Lauri myös suunnittelee ja toteuttaa mediaseuranta- ja tiedotejakelukoulutuksia. 

Oliko artikkeli mielestäsi mielenkiintoinen?

Tilaa kuukausittainen uutiskirjeemme joka sisältää aina uusimmat mielenkiintoiset artikkelit.

Tilaa uutiskirje tästä

 

Artikkelin kommentointi

Lisää uutisia

Sisällöntuotanto haltuun: näin hyödynnät ja kierrätät olemassa olevaa sisältöä

Sisällöntuotanto ei ole pelkkää uusien sisältöjen luomista, vaan myös olemassa olevien sisältöjen monipuolista hyödyntämistä. Olemme koonneet sinulle kasan käytännön vinkkejä, joiden avulla voit ottaa vanhat hyvät sisällöt uudestaan hyötykäyttöön.

Lue lisää

Tuplasti tehoja työskentelyyn – 10 vinkkiä markkinoijille ja viestijöille

Kuinka paljon sinä heität hukkaan työaikaa tavallisen työpäivän aikana? Vartin, puoli tuntia vai jopa tunteja? Jotta saisit työaikasi todelliseen hyötykäyttöön, olemme koonneet sinulle 10 vinkkiä, joiden avulla voit parantaa oman työskentelysi tehokkuutta ja luoda itsellesi uudenlaista työrutiinia.

Lue lisää

Mitä kuuluu suomalaiseen grillikesään?

Halusimme selvittää, mitä kuuluu suomalaiseen grillikesään. Seurasimme ViidakkoMonitorilla grillaukseen liittyviä sanoja sosiaalisessa mediassa puolentoista kuukauden ajan.

Lue lisää

Analytiikka mediaseurannassa

Mediaseurantapalvelun avulla organisaatio voi helposti pysyä ajan tasalla toiminnalleen tärkeistä aiheista. Pelkästään tiedon keräämisellä ei ole yksistään mitään arvoa, vaan arvokas data täytyy valjastaa hyötykäyttöön. Datan syvällinen analysointi ja ymmärtäminen on koko ajan yhä tärkeämpää.

Lue lisää

Kohti täysivaltaisempaa mediaseurantaa

Tuntuuko sinusta, että seurantojen luominen ja kohdentaminen on hankalaa ja työlästä? Perinteisesti mediaa seurataan avainsanojen pohjalta rakennettujen automaattisten seurantojen avulla. Uusi aihealuehaku tekee mediaseurannasta helpompaa ja tarkempaa.

Lue lisää